Unigrafian ja Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelujen pilottihanke puolessa välissä – keskustakampuksen AV-lähituki otettu lämpimästi vastaan

13.11.2019 Essi Horkka

Joulukuun puoleenväliin kestävässä Unigrafian ja Helsingin yliopiston kiinteisöpalveluiden yhteisessä pilottihankkeessa kartoitetaan, millaisia AV-laitteisiin liittyviä haasteita Helsingin yliopiston keskustakampuksen tilojen käyttäjät kohtaavat, ja minkä tyyppistä lähitukea henkilöstö ja opettajat ongelmatilanteissa jatkossa tarvitsevat.

“Tähän asti on toimittu niin, että tehdään oletuksia tietynlaisista palvelutarpeista ja tarjotaan sitten niitä kysymättä, mitä käyttäjä todellisuudessa kaipaa. Tämän pilotin aikana pyritään selvittämään, millaisia palveluja käyttäjät oikeasti tarvitsevat ja kuinka suuria resursseja tarpeellisiksi todetut palvelut vaativat,” kertoo Helsingin yliopiston kiinteistöpalveluiden eli HY247:n palvelupäällikkö Jyri Poittinen. “Pilotti koskee kaikkia yliopiston tiloja, joissa on AV-tekniikkaa, ja siihen kuuluu ilta-aikaan annettava tuki, jotta voimme tutkia myös sen tarpeellisuuden.”

“Haluamme seurata, miten AV-lähituki otetaan vastaan, millaisia tukipyyntöjä sinne tulee ja millä tavalla käyttäjien tarpeet muuttuvat pilotin aikana. Siksi pilottipalvelun rajat jätettiin tietoisesti määrittelemättä,” jatkaa Unigrafian teknologiajohtaja Jorma Ahlqvist. “Jokainen tukipyyntö raportoidaan ja kerätään lomakkeiden avulla määrämuotoiseki tilastodataksi analysointia ja raportointia varten.”

Lähituen porukka aloitti työnsä jo kesällä tutustumalla kaikkiin tuen piirissä oleviin opetustiloihin ja niiden laitteistoihin. Videotykkien, kaiuttimien ja muiden AV-laitteiden testaaminen ennakkoon oli tärkeää, sillä suuri osa laiteongelmista saatiin ratkottua jo ennen syyslukukauden alkua.

“Jo alkuvaiheen perusteella voidaan sanoa, että huollot ja niistä aiheutuvat kustannukset keskustakampuksella ovat vähentyneet,” kiittelee Ahlqvist.” Tukipyyntöjen painopiste on muuttunut opetuksen alkamiseen liittyneiden tulipalojen sammutuksesta ja varsinaisten vikojen korjaamisesta ylläpitotoimenpiteiksi sekä erilaisten tilaisuuksien av-tuotannon ja teknisen sujumisen varmistamiseksi.”

Yliopistopalveluiden palvelukoordinaattorit Arja Laakso ja Silpa Karjunen-Aguilar kehuvat kilvan pilotista saatua tukea. “Olimme todella ilahtuneita, kun tällaista tukea tarjottiin meille pyytämättä ja yllättäen. On tosi tärkeää jo ajatuksenkin tasolla, että on joku, jolle soittaa, ja jonka apuun voi luottaa. Kynnys etäkokousten järjestämiseen on madaltunut, kun olemme saaneet tukea laitteistojen ja Skypen käyttöön, siksi toivommekin hartaasti, että pilotille tulee jatkoa.”

Uusia laitteistoja ja etäyhteyksiä ei välttämättä uskalleta käyttää, jos ei tukea ole riittävästi tarjolla. Yksi tyypillisimmistä tukipyynnöistä koskeekin kokouksen tai opetustapahtuman teknisiä ennakkovalmisteluja. Silloin AV-lähituki antaa käyttöopastuksen tilan AV-tekniikkaan etukäteen tai on paikalla tilaisuuden aluksi ja varmistaa, että kaikki toimii kuten pitää. Kaikki ongelmatilanteet eivät kuitenkaan välttämättä ratkea AV-tuen voimin, vaan välillä tarvitaan myös IT-helpdeskin apua.

“Toivomme, että jatkossa AV-lähituelle saadaan lisäoikeuksia myös IT-puolelle, luentosalikoneisiin ja verkkorekisteröinteihin, jotta voisimme palvella käyttäjiä yhden luukun tekniikalla, eikä asiakkaan tarvitsisi ihmetellä kuuluuko asia IT-helpdeskille vai AV-tuelle,” pohtii Poittinen.

Palvelu on otettu avosylin vastaan, ja sana on kiirinyt myös muille kampuksille. Positiivista palautetta ovat saaneet myös pilotin ajan lähituessa AV-asiantuntijoina työskentelevät HY247:n Arttu Hinkkanen ja Unigrafian Teemu Lehtonen. “Asiakkaat kiittelevät kovasti, kun ongelmat saadaan ratkottua. Meille on ehtinyt kertyä jo parissa kuukaudessa vakioasiakkaita, jotka selvästi hyötyvät palvelusta ja luottavat lähitukeen.”

Molemmat ovat yhtä mieltä siitä, että Unigrafian ja HY247:n yhteistyö pilottiprojektin parissa on lähtenyt käyntiin paremmin kuin hyvin. “Yhteistyö ja kommunikaatio on toiminut kitkatta. Kaikki lähituessa työskentelevät tekevät samoja hommia, sillä ei ole väliä kenen palkkalistoilla ollaan,” kertoo Hinkkanen. “On tärkeää, että keskustelu on avointa, ja että kollegoiden kesken voi vaihtaa tietoa siitä, miten mikäkin ongelma on saatu ratkottua,” jatkaa Lehtonen. “Meininki on hyvä!”

PALVELU ON SAATAVILLA KESKUSTAKAMPUKSEN ALUEELLA JA SE ON KÄYTTÄJILLEEN ILMAINEN. PALVELUN JATKOSTA JA TARPEELLISUUDESTA PÄÄTETÄÄN PILOTIN PÄÄTTYMISEN JÄLKEEN. KATSO AV-TUEN YHTEYSTIEDOT HELSINGIN YLIOPISTON FLAMMASTA (VAATII KIRJAUTUMISEN), JA OTA YHTEYTTÄ, KUN TARVITSET TUKEA!
AV-LÄHITUKEA TARJOLLA (FLAMMA)